中国乃礼仪之邦，自古即有诸侯间交互聘问之事，为便于接待前来聘问的使臣，同时也是表示对此事的高度重视和对前来聘问者的尊重，以充分体现礼仪之邦、文明大国之美誉，都特别设立专门的接待机构和客馆，辽宋也未例外。所不同的是，因辽宋交聘关系的特殊性，其建制则更加完善和多样化。
管理接伴事务的机构设置
宋朝前期，接伴使的事务，主要是由国信使的事务机关——往来国信所管理，后期当归属于馆伴使的事务机关馆伴所管理。这是因为随着辽宋两朝交聘关系的牢固和交聘事务的繁杂，其事务管理也在不断细化。其实，国信使负责的出使事务与接伴使、馆伴使负责的接待使者的事务二者本身是有一定区别的，一是奉命出使者，一是奉命接待来使者。苏颂曾说:“异国之情，非行人莫达，故次之以奉使。奉使之别，则有接送馆伴。”
所以馆伴所之设亦势在必然。但接伴事务、馆伴事务和国信事务又同属辽宋交聘关系的重要环节，在事务方面有着内在的交叉关系，关系的实践者和交聘事务的主体执行者，馆伴使的磨炼后，方具备奉使出疆的资格接伴使、馆伴使、国信使则是辽宋交聘尤其是充任国信使者，多经过接伴使或。加之辽宋初期交聘关系刚刚确立，交聘事务尚不十分繁杂，因此，接伴事务和馆伴事务在交聘事务未细化之前，归属往来国信所管理是必然的。
北宋王朝视不同的民族政权给予不同的待遇，特设往来国信所一司负责与辽朝交聘事务的管理，对辽朝以外政权的使者，其具体事务的管理则由客省、四方馆、阁门司等负责。往来国信所是北宋王朝管理辽宋交聘事务的专门性事务机构，其主管部门分别是内侍省和鸿肿寺。但辽宋两朝因时战时和等特殊历史因素确立起来的交聘关系，使其具有很强的敏感性和特殊性，所以，这就决定了这一事务性机构的相对独立性，其最大的特点是枢密院直接插手往来国信所的调度与管理，鸿护寺和内侍省成了名义上的主管机构，这与辽宋初期处于战争状态和北宋一直对辽朝心存戒备有直接的关系。
管理辽宋交聘事务的职能机构往来国信所，亦称“管勾往来国信所”、“管勾国信所”、“国信所”，“排办礼信所”等，主要掌管使介交聘之事。
据《宋史职官志五》载，往来国信所，起初与都亭、怀远骚、礼宾院分别掌管对不同民族政权使臣的接待事务，“凡四夷君长，使介朝见，辨其等位，以宾礼待之，授以馆舍而颁其辞、赐予、宴设之式，戒有司先期办具……往来国信所，掌大辽使介交聘之事。都亭西骚及管干所，掌河西蕃部贡奉之事。礼宾院，掌回鹊、吐蕃、党项、女真等国朝贡馆设，及互市译语之事。怀远释，掌南蕃交州，西蕃龟兹、大食、于闻、甘、沙、宗哥等国贡奉之事……同文馆及管勾所，掌高丽使命。”
这是《宋史职官志》记述鸿护寺所辖官署的执掌情况，宋神宗元丰年间(1078—1086)，国信所始隶属于鸿肪寺，鸿肪寺下辖官署有十二个，而首列接待辽朝使臣的往来国信所为第一位。并且明确界定了对待不同民族政权的不同接待礼数，即“交聘之事”与“贡奉之事”的明显不同，前者是平等关系下的友好交聘之礼，后者则是君臣关系下的朝贡或纳贡之礼，换言之，北宋根据这些不同的交往对象，采取的是不同的交往方式和途径并给予不同礼遇和地位。这正好体现了宋神宗关于“辽使人不可礼同诸蕃，付主客掌之非是，可还隶枢密院。”的主张，同时我们还看到了宋朝枢密院主管往来国信所这一事实。
北宋初年，由于受辽宋交战关系的影响，宋朝把处理与辽朝诸种关系的事务交由枢密院主管。辽宋正式确立交聘关系后，负责管理具体交聘事务的往来国信所受枢密院直接监控，当与此有关。
往来国信所的沿革及建制，史文多有交待，它是随着辽宋友好交聘关系的逐步确立而设立的。其前身是辽宋对抗时期的机宜司，《职略》云:“国初，雄州当用兵之际，有机密事，择驯谨吏处之，号机宜司。及契丹请和，改为国信司。”《续资治通鉴长编》亦载:景德三年十二月戊子，“雄州言:顷者用兵之际，本州岛每有密事不欲漏落，因择驯谨吏专主行之，号机宜司。今契丹修和，请改为国信司。从之。”阳口是说从景德元年到景德三年，这一机构经过了一段过渡期。因辽宋交聘关系再次确立后，处理辽宋友好交聘往来的接待任务，不宜再由机宜司承办，只好临时“遣内臣排办礼信”，待日后成立专门机构取而代之。
史载，景德二年，“凡契丹使及境，遣常参官、内职各一人，假少卿监、诸司使以上接伴。内诸司供帐，分为三番，内臣主之。至白沟骚赐设，至贝州赐茶药各一银合，至大名府又赐设，及哉境，遣开封府判官劳之，又命台省官、诸司使馆伴近于班荆馆，至都亭骚各赐金花、银灌器、锦袅褥·，·…又令近臣饯于班荆馆，开封府推官饯于郊外，接伴副使复为送伴，沿路累赐设。初，命内侍右班副都知阎承翰排办礼信，议者欲以汉衣冠赐契丹使者，承翰曰:‘南北异宜，各从其土俗可也。’上从承翰所议。”
上述史料说明，随着辽宋友好交聘关系的进一步稳固发展，生辰国信使、正旦国信使、吊慰等国信使名目的增加，往来交聘事务日益繁杂，仅靠临时排办礼信，不利于顺利完成接待交聘使者的任务，急需一个稳定的职能机构专门负责具体处理这些交聘事务。于是在景德四年，往来国信所应运而生。景德四年八月，“置管勾往来国信司，命西京作坊使廉州刺史内侍左班副都知阎承翰、供备库使带御器械茶政敏主之。自契丹修好，岁遣使交聘，承翰始专其事，因为排办礼信所，至是，署局铸印焉。”阎承翰当是往来国信所的首任官员。
随着两朝关系的改善，改换或撤销某些可能影响两朝友好交聘关系不断加深的制度，这是宋朝对待辽宋交聘关系的正确态度。关于往来国信所的历史沿革，北宋高承在其《事物纪原》中亦有概括性记述:“国信所，掌契丹使介交聘之事。景德初，遣内臣排办礼信，四年改。初，雄州用兵之际，每密事择吏主之，号机宜司。及契丹请和，改曰国信司。又景德四年八月，帝谓近臣曰:‘契丹使、副到网，见辞及馆、接伴支赐例物，并朝廷遣使合行之事，并有规制，行之以二年，己成定例，可特置管勾往来国信所一司。’旧止云排办礼信所，至是，立局置印也。”成为专门的职能机构。如此看来，正式名称应是“管勾往来国信所”。
北宋管勾往来国信所设立后，沿用至南宋初期，因避宋高宗赵构讳而改称“主管往来国信所”。往来国信所的基本建制及职能，通常是设管勾官二人，以都知、押班充任，掌契丹使介交聘之事。译语殿侍二十人，通事十二人。这里的都知、押班都是宦官官名，隶内侍省，这也是往来国信所分隶属内侍省的主要原因，因为往来国信所接待辽朝使臣的费用多由内侍省供应，加之往来国信所的主要职能并不是与辽朝使臣进行“国事”磋商与交涉，而是具有接待服务性质的机构，并且是专门接待辽朝使臣的职能机构。
而进行“国事”磋商与交涉的事务由接伴使、馆伴使和国信使负责，即是说，北宋在接待辽朝使臣时，接伴使、馆伴使和国信使是“主礼”的，代表北宋朝廷与辽朝使臣或皇帝完成各项交聘之礼;而往来国信所或馆伴所则是“主事”的，代表朝廷并协助接伴使、馆办使等完成对辽朝使臣的馆舍住宿、饮食起居、车马出行等服务接待事务，同时还要协助国信使完成出使任务，事务较为繁杂，在接待辽朝使臣时，“每契丹使至，则有馆伴、接伴、送伴使、副使、管押三番诸司、内侍三班及编栏寄班等”各类人员及部门进行接待。
“人使到京，并令三番管押诸司使臣与长入市场及管押暖车殿侍、医官等共同押领一行礼物、车乘鞍马、纲担暖车，于人使后面随逐。仍令编栏寄班量押晓捷兵士三、二十人编栏同都亭骚于监门使臣处，据一行物色、车乘一一交入人使位内，候交拨了足，别无遗失、踩虞，具状申讫，即得各归所去处，其医官即须每日在骚抵候，至进发时，除三番诸司使臣先行外，只令编栏寄班内轮那一名，量押晓捷兵士三、二十人，候进发日于人使后编栏管勾。”这是随着辽宋交聘事务的繁多，建制也在不断扩大的表现。
接伴使与往来国信所
接伴使与往来国信所的关系较为特殊，即二者的职责和职能都是具体负责接待辽朝使臣，按常理，接伴使应该就是往来国信所的主管及管理官员，但实际情况并非如此。往来国信所是常设机构，它的主管官员由内臣中选差，设管勾官二人，以都知、押班充任，掌管辽朝使臣交聘之事，即主要负责使臣的日常生活起居等服务性事务。而接伴使则是在辽朝使臣入宋之前，由中书省和枢密院选派，临时到往来国信所与国信所属员一同接待辽朝使臣，接待事务完成后，接伴使即回到原来的官属继续履行原有的职责。就是说接伴使与往来国信所并不是部门领导与部门的关系，而是为了完成使命的一种临时组合体。
正如前文所述，接伴使是代表朝廷完成对辽朝使臣接伴之礼仪的，其主要任务是“主礼”;往来国信所是代表朝廷完成对辽朝使臣日常生活起居安置接待的，其主要任务是“主事”，如医官等即是。还有部部分往来国信所属员，主要是协助接伴使完成对辽朝使臣的诸种接待礼仪，如译语殿侍、通事等即是。在二者临时组合期间，接伴使则行使对往来国信所的临时指挥、差遣与管理权，以便顺利完成接待辽朝使臣的使命。
选拔接伴使的机构及审议
负责选拔接伴使的机构，据《长编》载:宋仁宗宝元二年(1039)三月壬子(二十一日)，“右司谏韩琦言:‘乞自今差国信及接伴使副，委中书、枢密选择进名。若有臣僚辄敢陈乞，望赐严断。’从之。”从这条史料中，我们不仅可以得知北宋选拔接伴等使臣的机构是枢密院和中书，同时也知道北宋初期可能并无专门负责选拔使臣的机构和负责这项工作的大臣，此奏言虽是针对选拔使臣中出现的舞弊行为而提出的，但从中亦可看到从此以后，北宋使臣的选派全由枢密院和中书省负责。
北宋的最高国务机‘关当是枢密院和中书，枢密院专掌军政，称西府;中书(政事堂)掌管政务，称东府，它们合称二府。其沿袭唐、五代之制，分掌文武二柄，也是北宋的最高决策机构，凡遇军国大事二府长官都要聚厅商议之后进行决断，处理好辽宋以及宋夏之间的关系，对北宋来说是一件大事，所以，辽宋间的交聘事宜也由二府决策实施，这包括对辽政策的制定和应对辽朝使臣交涉的诸种问题以及本朝使臣的遴选等等。如在宋仁宗庆历七年(1047)，因西夏边事吃紧，辽朝又有从中渔利之虞的情况下，仁宗“诏西北二边有大事，自今令中书、枢密院召两制以上同议之”宋哲宗时期，北宋与西夏因边界问题发生冲突，辽朝派遣泛使入宋调停，当时(元符二年，1099)致辽朝的“国书”和白札子都由二府共同起草拟定，并及时把北宋使臣与辽朝使臣的谈判结果察明哲宗。
选拔接伴使的审议机构，大使由宰相负责遴选，副使则由枢密院拟定。《古今事文类聚遗集》选能专对条援引《职略》曰:“本朝遇北使至，即命接送、馆伴使，并遴选有出身能专对之人，宰臣取旨，若副使则枢密院拟焉”如果未有朝旨，擅自委派接伴，将要受到处罚。《长编》载，仁宗庆历二年(1042)十一月丁酉，“徙通判雄州、太常博士梁倩通判德州。初契丹使萧偕入境，而接伴未至，蓓遂引至京师，知谏院田况勃其不侯命，故徙之。知雄州、六宅使、忠州刺史杜惟序寻亦徙知沧州，坐专遣蓓也。”辽朝使臣到来，先暂住新城等候朝命，方可由接伴使陪伴引入京师，否则即是违命，由此可见，北宋对使臣的遴选和审议都是非常严格的，地方官无权擅自选派差遣接伴使。
接伴使的培训
为适应交聘之需要，对接伴使、馆伴使及出使人员进行培训，其最直接的途径当然是选派他们充任接伴使、馆伴使和国信使，锻炼他们的应变能力，指导他们熟悉接待礼仪和对朝廷基本政策的理解及执行。为此北宋君臣在这方面做了许多努力，例如把有关交聘礼仪等制度和惯例编类成册，供使臣们随时诵习，避免在接待和出使时出现差错引起争端等。最早完成此项事务者，当属北宋苏颂于宋神宗元丰六年编修成的《华戎鲁卫信录》。
所谓《华戎鲁卫信录》，据苏颂的解释就是“曰华戎所以示南北之情通，曰叠卫所以表亲邻之意厚。信者久而不易，录者尽而不污。兼三义以名篇，掩二中之善志，谦抑冠百王之表，威怀尽四海之欢。是谓信书，焕乎国册。”撰写此书的目的，无非就是将辽宋友好交聘关系的历史档案资料汇编成册，供北宋使臣们在接伴、馆伴和出使时处理好辽宋交聘关系的参考依据，亦可作为北宋君臣决策对辽全面关系走向的信息与理论支持。
所以，宋神宗于元丰四年(1081)下诏曰:“自南北通和以来国信文字，差集贤院学士苏颂编类。颂因进对，上曰:‘朝廷与契丹通好岁久，故事仪式，遗散者多，每使人生事，无以折正。联欲集国朝以来至昨代州定地界文案，以类编次为书，使后来得以稽据，非卿不可成。然此书浩繁，卿自度几岁可毕?’颂曰:‘臣愿尽二年。’因令置局赞枢密后庭，仍辟官检阅文字。”
此事亦见于北宋元丰间人邹浩之《道乡集》:沁基本表达了编纂此书的意图。同时，撰写此书的目的还有另一方面，就是为了巩固和加强辽宋两朝来之不易的友好交聘关系，这一点也被辽朝使臣所认可，元丰五年出使宋朝的辽人郑领得知此事，“感激称谢”，对苏颂也“赠遗特殊”。郑领特殊礼遇苏颂的原因，就是此书有“欲以重两朝盟好之固”的功效，足见此书对使臣执行使职的重要性。
以这种形式和目的编类辽宋两朝交聘关系而成册的事，在北宋时期当还有一次，即在宋哲宗元符二年，“馆伴使蔡京等言:‘窃实修《华戎信录》，自通好以来，事无不载，集然可观，而所载止于元丰六年，后来未经编录，伏望委官续成。’从之。”不知何故未能续修而成，但此书的重要性却被使臣所看重，因此到南宋时期，为官孝宗、光宗、宁宗、理宗四朝，历官至资政殿学士、太中大夫的赵汝愚亦曾乞编类隆兴以后聘使仪礼，其疏曰:“臣等窃惟行人之官，责任甚重，欲求称职，必在择人，人固须才，事当有据。
尝考《周礼·行人》之职，掌宾客之礼仪，名位尊卑皆有礼籍，礼俗、政事自为一书，神宗皇帝尝以辽国和好，盟誓聘使礼币仪式，皆无考据，始命苏颂修成一书，名曰《华夷鲁卫录》，今两国通好，姑务息民，凡所遣之使人，皆是临时选择，事非素习，初匪世官，或有疑虑，责成吏手，安危所系，事体非轻。欲望圣慈特命儒臣，自隆兴以后聘使往来之礼，吉凶庆吊之仪，编类成篇，以为准式，使己用之文集然可靓，后来之事酌之而行，可以息争端，可以定疑虑，今后遇遣国信使副及接送、馆伴使，各授一编，使之检用，诚非小补。”这种类型的书册，完全可以成为培训使臣掌握接伴、馆伴和出使礼仪规制及经验的教材。
