word实用技能
Word界面
一、利用'编辑-有选择地粘贴'功能，方便编辑和复制文字材料。
有时候，我们在相关软件界面中复制选中的区域后，在Word中使用‘粘贴’，往往会复制原来的格式。如果您在Excel中复制几列和几行文本或数据，然后将它们“粘贴”到Word中，将复制表格格式，而不是纯文本。浏览网页时，选择好要复制的区域，然后用Word中的'粘贴'来复制网页的形式，这样就不能编辑文字了。如果使用'编辑'-'选择性粘贴'-'无格式文本'所有问题都可以解决。拷贝的文本是纯文本格式，您可以单独编辑拷贝的文本。
第二，在不切换输入模式的情况下，快速输入数字中的小数点。
审计人员在完成现场审计工作和编制审计报告时，需要输入大量的审计数据。如果使用安装office时携带的吴彼字体或拼音输入法，会为输入数字中的小数点需要在中英文输入法之间不断调整而烦恼(使用陈乔吴彼就不会出现这些问题，它会在输入数据时自动将数据之间的句号改为小数点)。然而，在Word工具中使用“自动更正”可以解决这个问题，让你一劳永逸。方法：打开“工具”-“自动更正”-“自动更正”，分别填写“替换”和“替换为”。''(小数点)，点击‘确定’返回单词输入界面，然后输入二’。然后输入数据看是否’。变成了小数点。这个方法会让你输入一个额外的。但是每次需要输入数据的时候，在输入法之间进行调整要比输入小数点方便的多。按照这个方法，在Excel中使用同样的输入法，可以快速输入数字中的小数点。这种方法可以用来纠正文字材料中的序号，如' 1 ''年'变' ''零'变' 200 '为' 2000 '更正公文中的'括号'如将'(' '['改为'[' ')。
第三，巧用版本信息，保存修改前后所有文档的原始特征。
我们在编写审计报告等书面材料时，需要经过审判长、组长等多次修改。Word虽然为‘修订’提供了一些功能，但是并不能保留每次修订的记录。但是，为了确保电子文档在修订前后的真实性，审核员有时需要在每次修订后保存一个文件，并注明何时、何人对其进行了修改。其实这是一件很麻烦的事情。Word中的‘版本’功能可以轻松解决上述问题。一个Word文件用来保存所有修改过的信息，保持所有修改过的文件的原貌。建立Word文件后，首先选择'文件'-'版本'-'立即保存'输入文档编写人，归档时间以及其他需要说明的事项。当审核人修改文档时，打开'文件'-'版本'-'立即保存'然后输入审核人、修改时间等需要说明的事项，再对文档进行处理。至此，完整反映一份审计报告或其他文件的修订和批准情况的所有电子文件都集中在一份电子文件中，你可以打开它查看所有修订前后的情况。
四、Windows xp/2000环境下Word中仿宋体、楷体_GB2312等3号字体显示模糊的解决方案
目前，大多数审计人员在使用笔记本电脑或液晶屏时，使用WINDOWS XP/2000作为操作系统。在这种环境下，当他们打开Word，使用国家标准文档字体中的宋立科王朝、楷书_GB2312等字样时，电脑显示屏可能会出现模糊的毛刺，非常烦人。有时候审核人员认为是电脑固有的或者想调也不知道从何下手，这样输入时间会晕很久。其实解决方法很简单。无论在WINDOWS XP还是WINDOWS2000中，你打开桌面，点击鼠标右键，就会出现一个菜单。选择'属性'-'外观'-'效果'--去掉'平滑字体边缘'前的打勾，然后点击'应用'-'确定'问题就解决了。看看效果有没有不同。
5.巧妙利用“Ctrl Z”取消项目自动编号。
在不改变Word默认设置的情况下，当您输入' I，基本信息'然后换行时，系统会自动将其行为改变为项目自动编号的形式，并在下一行添加' II，'字样。如果这时按退格键，可以删除第二行的项号，但不能消除第一行的项号形式。也就是说，第一行中的“一”变成了项目编号，不可选择。在我们继续输入文本后，Word的‘自动项目编号’会直接影响文档的排版效果。怎么去除？使用“Ctrl Z”来工作。我们输入‘我，基本信息’回车后，方便的按‘Ctrl Z’，一切OK。一线依旧，一点都没变。原因是Word系统有‘自动更正’功能，可以按照一些约定自动更正键入的内容。比如我们输入‘1，计算机的实际应用’并回车后，系统自动做两个动作，一是换到下一行，二是自动将这两行换成自动编号的形式。“Ctrl Z”的功能是撤销上一次操作并返回上一步。我们点击了“Ctrl Z”，这就取消了第二个动作。系统只做了一个动作而没有自动编号，所以在后续的动作中，系统不再使用自动编号功能下的'自动更正'(即'自动更正'是以自动编号的形式出现的)，你可以根据需要编制段落标题编号。
六、具有‘表格-标题行重复’功能，每页可打印行标题，自动实现整页显示。
在Word中排列文字时，很难在每一页上重复打印一行标题。如果采用表格功能，设置不好，最后一页打多少行就打多少行，没有标题，无法实现整页打印。如果在Word中使用'表格-复制标题行'就可以实现这个功能。方法：先将Excel表格复制到Word中使用'粘贴'功能，然后选择需要设置为标题行的部分，点击'表格'-'重复标题行'即可完成。尝试在标题行外的空白处连续输入数据或文本，然后换行到第二页。是自动显示的吗？当您在处理工程决算审计表时，需要在Word表格中连续输入每页的文本标题显示，并在第二页显示整页时，此功能起作用。
七、巧妙利用‘替换’功能，删除Word文档中多余的空行。
有时候Word文档中有很多空行需要删除(比如从网站到纯文本形式复制的法律文书)，逐行删除费时费力。这时候我们就可以用‘替换’功能轻松解决了(wps中删除空行非常方便)。方法如下。
打开“编辑-替换”，将光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，在“特殊字符”中选择“段落标记(p)”两次，输入框中将显示“^P^P'”，然后用上述方法在“替换为”输入框中插入一个“段落标记(p)”。这个多余的空行将被删除。如果你发现还有一些空行是不能去掉的，那就重复一遍就可以了。如果你在复制网页文章时，段落标记后有一些空格，那么你可以尝试在搜索中的' p '后面加一个空格，然后加上' p '替换成' p '那么，从网上下载一些文字材料时，由于空行太多而导致的行数过高的问题自然就迎刃而解了。
此时，如果上面的方法不能去空行，那么就需要仔细看看换行符段落标记，是否是自动换行(页面行尾显示的符号是'')，或者手动换行(页面行尾显示的符号为'左')，空行前面的换行为自动换行。对于文件中由手动换行(' Shift Enter ')形成的空行，在替换时需要在'特殊字符'中选择两次'手动换行(l)'即替换为' ^l^l' '去掉空行。简而言之，当通过替换来删除空行时，要灵活地对待你要找的内容，否则你将无法更改它们。
八、使用‘插入-对齐-页码-内页’功能，使稿件的正反页码都能印在正确的位置上。
当审计报告或其他文件需要正反两面打印时，我们会先把右侧的页码编好，先把这几页打出来，再把反面的页排在左侧再打印，这样打印出来的页码就会自然的体现出来。但是，如果在您使用“插入-对齐-页码-内部”功能后，只需输入935。
九。解决文本输入第一行缩进两个字符的问题。
当您正常输入文本时，首先确保第一行缩进两个字符。在“段落-缩进和间距-特殊格式”中，你要确保第一行需要缩进两个字符。“段落-缩进和间距-测量值”有时显示厘米，因此无法准确计算两个单词有多少。怎么处理？先选择区域，再选择字体'宋体'再选择'段落'-缩进和间距-特殊格式-首行缩进'然后'测量值'会缩进两个字符。点一下，以后就不用考虑缩进多少厘米了。
十、运用图像处理工具，巧妙处理数码相机取证材料。
现在普遍使用数码相机收集原始材料证据，证据收集的隐蔽性好。审计中发现的问题，在没有最终确定的情况下，往往是被审计单位没有注意到的(过去折叠复制原始资料时很容易发现)。但是后续的图像处理并不方便，所以需要花一些时间来学习使用Acdsee还是Photoshp。其实Office2000里有一个非常实用的图像处理软件微软照片编辑器。与Word结合，您可以轻松处理数字图像数据。方法：第一步，安装图片软件，安全安装Office2000，即进入安装程序——'添加或删除功能'——在' Microsoft Office '的下拉菜单中选择'从本机运行所有程序'——'开始更新'这时您的机器上就安装了Microsoft Photo Editor。第二步，打开所有图片，然后'剪切'-'复制'--打开Word文档--'粘贴'一张一张。第三步，从Word中的‘工具’打开‘图片’格式，调整每张图片的大小、对比度、黑白，尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上，然后勾选需要作为审核证据的图片。
XI。为Word文件配备Excel文件，方便审计文件的查找和收集。
我们在用Word编辑文件的时候，需要用Excel文件编制一些表格数据。如果我们将编制审计报告或其他报告所需的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中，这样有助于查找、修改、整理文件的表格数据，打印完Word后就不用再去Excel中查找打印文件对应的Excel文件了。方法：将光标移动到打开的Word文件的末尾，打开'插入'-'对象'-'由文件创建'浏览到'文件名'右侧，选择需要插入的文件，然后勾选'显示为图标'此时，文档中会出现一个图标。双击打开Excel文件。注意，这个文件已经成为Word文件的附件，保存Word文件就保存了Excel文件。同样，一些Word文件也可以加载到Excel中。考虑打印Word文件时，会打印Excel文件图标。这时可以先删除这个图标，打印Word文件，然后用' Ctrl Z '撤销刚才的动作，就可以恢复Excel文件图标了。
十二、利用邮件合并功能，实现对包含数据的文本材料的批量处理。
我们处理信件、通知、查询信、审计日记、审计工作底稿等。它们的格式基本相同，只是具体内容和对象不同。如果我们每次都是一个一个的输入打印，基本相似的文本格式都是重复输入的。如何利用现有的数据资源，让这种重复性的工作变得轻松？我们用‘邮件合并’来解决，主要是使用Excel数据，在Word中设置所需输入。
