Excel中的自定义视图是一个相对“不常见”的函数,但既然存在,就有意义。想象一下这个场景:有一个固定格式的汇总表,同时显示不同地区的销售数据。区域子表中的数据定期更新,然后需要在公司的例会上展示。那么,为汇总表中的不同区域设置自己的自定义视图就很有意义了。
1.打开各个区域的汇总表,是常见的非标准二维表。每个业务区域在整个表中按“块”排列。因为整个表格比较大,如果要突出显示某个区域,需要放大、滚动等等。如果要查看某个区域的数据,该区域自动放大,其他区域自动隐藏,该区域数据的可读性会大大提高。“自定义视图”就是为此而生的。
2.首先,保存默认显示的完整视图。
为了在切换到自定义视图后平稳地切换回整个表格的默认视图,有必要首先创建一个默认的普通视图。单击“视图”选项卡——“工作簿视图”组——“自定义视图”按钮开始定义第一个自定义视图。
3.弹出“视图管理器”对话框,点击“添加”按钮。
4.弹出“添加视图”对话框,在“名称”文本框中输入“0常规”。该视图保存整个工作表的默认打开状态。
注意:之所以在名称开头输入“0”,是为了以后使用时方便通过键盘按键选择。
5.为每个区域创建一个独立的视图。
让我们首先创建一个新的“西北”区域的独立视图。在这个区域周围的行和列上,单击并按住鼠标左键选中这些行或列,然后右键单击3354“隐藏”,隐藏“西北”区域周围的所有行和列。
6.按“Ctrl F1”组合键隐藏Excel窗口上方的功能区;单击西北区域的任意单元格,然后按Ctrl A选择整个西北区域;单击“视图”选项卡——“显示比例”组——“缩放至选定区域”按钮。
7.依次点击“视图”选项卡3354的“显示/隐藏”组,去掉“编辑栏”、“网格线”、“标题”前的复选标记,使显示界面更加整洁。
8.现在,重复步骤233544,并将当前视图命名为“1Northwest”。
9.然后,重复上述步骤,为其他区域建立类似的自定义视图。
10.显示每个区域的独立视图。
打开工作簿,在公司例会等展示工作场景中依次展示不同区域的数据视图。在展示的过程中,使用键盘快捷键操作自定义视图会更加高效和专业:在默认的普通视图状态下,按Alt键,Excel会显示带状选项卡的快捷字母;按W键进入“查看”选项卡。
11.此时,Excel会显示视图选项卡中按钮的快捷键;按C键调出视图管理器对话框。
12.在“视图管理器”对话框中,按视图名称前的数字,然后按Enter键启动相应的视图。
13.当需要返回默认正常视图时,可以按Ctrl Z组合键;您也可以通过调用视图管理器对话框中的“0 Normal”视图,使用前面的操作返回到默认视图。上面的操作,其实就是依次按:Alt,W,C,number,enter。