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在明代县衙中，除知县、佐贰、首领官等数量很少的“朝廷命官”之外，大量的日常行政事务是由各房、科中的吏书来完成的。
吏书为吏员与书算的合称。
吏员是由国家任用、在吏部注册、地位低于官的公职人员，大致相当于现在的公务员。
书算包括书手、算手，书手又有主文、贴书等多种称呼，是从百姓中佥雇，辅助吏员办理文书、会计事务的人员，大致相当于现在的事业编。
杂役多从事跑腿、缉捕盗贼、收税等苦力工作，大致相当于现在的辅警。
1、县衙中的公务员——“吏员”
吏，俗称外郎，“乃世俗相褒之称”。
吏主要在县衙的各房科中办事，处理案牍文移事务。
县衙大堂两侧一般设有吏、户、礼、兵、刑、工六房，政务较为冗杂的县还从中分出粮科、马科等。
县衙中的承发房、架阁库也设有吏。此外县中的儒学、巡检司、税课局、递运所、水马驿、河泊所、仓库、闸坝等机构均设有吏。
在县级机构中设置的吏的名目有司吏、典吏、承发、驿吏、攒典等。
诸多吏员中，显然以六房吏最为重要。
六房中办事吏的数额，“正统元年奏准，天下裁减衙门，每房止存司吏一名，典吏二名”。可知此前六房吏的数量应多于此。
实际上，各县根据事务的繁简和机构设置的不同，吏的种类和数量会有所变通。
如嘉靖时南直隶沛县六房各设司吏一名，典吏共十四名，超出了每房典吏二名的限制。
河南夏邑县户、刑二房各置司吏、典吏一人，吏、礼、兵、工则仅各置典吏一人。
据郑晓《今言》载，正德年间全国约有吏55000名。
黄仁宇先生估计，十六世纪全国51000名吏，有约30%供职于府县衙门，最大的县也不会有超过30名经制吏。
分摊到全国一千多个县，则每县平均设吏十余名，与制度规定大致相符。
吏员的职掌，由《明会典》中则载有“新官到任各房供报须知式样"，可知各房吏所管具体事务。
见下表：
明代吏员在公务执行中的地位十分重要。
官主决策，吏负责具体执行。
大量的刑名、钱谷、行移文书等工作是依靠吏员来完成的。自然这也给了吏员作弊弄权的空间。
由于许多具体的行政事务实际上是由吏员负责实施的，因而一旦出现问题，也首先以吏典是问。
明代规定，如出现集体职务犯罪，首先要追究吏员的责任，自下而上进行追究。
“凡同僚犯公罪者（谓同僚官吏，连署文案，判断公事差错，而无私曲者)，并以吏典为首，首领官减吏典一等，佐贰官减首领官一等，长官减佐贰官一等。”
之所以以吏典为首，是因为“承行之责在吏典也”。
这反映出吏员在公务处理中的重要作用和所担负的重要责任。
有明一代吏员的来源主要有三：佥充、罚充和告纳。
明初吏员多为佥充、罚充，景泰以后告纳渐行。
佥充即官府从本地百姓中佥派充役。
其标准为：
“于农民身家无过，年三十以下，能书者选用，但曾经各衙门主写文案，攒造文册，及充隶兵与市民，并不许滥充。”
可见佥充的标准是诚实、年轻、识字能书，禁市井油滑充吏。
此外由于佥充是政府强制性派役，为防止过于扰民，还制定了一些限制性措施，如丁口少的人家不得派役，一家不得佥两吏等。
罚充吏员是对犯有罪过或表现低劣的官员、进士、举人、监生、生员的一种惩罚措施。据研究罚充多发生于明前期，中期以后较少实行，盖因谋充、告纳渐趋盛行之故。
谋充即民人主动谋求充吏。尽管吏员社会地位低下，但可获俸禄、优免，更有许多额外收入，因而仍使许多人暗中营求。
景泰间政府为缓解财政危机，行开纳事例，民人可输物纳银充吏，告纳充吏逐渐盛行，从而基本取代了佥充的方式。只要纳银即可免考参充，与明初佥充的严格做法已有很大区别。
告纳盛行造成吏员素质急剧下降。
弘治五年十一月吏部尚书王恕奏：
近年以来，各边并腹里少有灾伤，所在守土等官辄便奏开生员、吏典人等纳粮草、纳银两等项事例，遂为长策。…一切小民，不分能书与不能书，不分市民与农民，一概听缺充吏，不惟官司不得伊书办文案，且有违旧例。更其三考役满，又免考验，一概照依资格出身，所以多不称职。
明中后期吏员之职炙手可热，参充者不仅要向政府纳银，还要向前任交纳几十两甚至上千两的“顶头（顶首）银”、“替头钱”，亦称“行头”，才能顺利谋到职位。
另一方面，吏具有很强的职业性，充吏需要具备专门的知识和技能，除了识字之外，还要能够办理刑名和行移。
为谋到职位，新充者必以老吏为师，向老吏交纳顶头银乃不可免。
《明会典》中有禁革顶头银的规定，然只作纸上虚文。
2、县衙里的事业编——“书算”
六房中除了朝廷额设的吏外，还有辅助吏员工作的书算。
书算是书手和算手的合称，主要帮助吏员处理文书和会计工作。
此外，还有专为征收税粮而设的总书（县书）、设于各粮区的区书（扇书）、设于各里的里书等。
这些书算的存在，一方面是由于政府额定吏的数量过少，繁杂事务，每房仅一司吏、二典吏难以应付，势必另外请人帮忙。
尤其是明代的赋役制度十分复杂，中期以后各项名目繁多的赋役折银征收，计算繁琐，更需要佥雇书算。
政府对经制吏的数量限制较严，而对书手数量的限制相对宽松，“若官府税粮由帖、户口籍册，雇募攒写者勿论”。这样地方政府就倾向于多雇书手帮替吏典处理政务。
另一方面，明中期以后行开纳事例，吏员素质大为降低，不能胜任本职工作，也要请专人办理文案、会计等工作。
由于书算成为房科中不可或缺的角色，日常事务的处理离不开吏员与书算的合作，因而时人往往将二者合称“吏书”。
明后期北直隶宛平县书手的设置：
其服役于公者，有本县书办十八名：
吏房一名，户房二名，礼房一名，户粮科二名，兵房一名，刑房一名，马科一名，匠科一名，承发科一名，库书一名。以上十二名，每名工食银柒两贰钱，俱在条鞭（一条鞭法）内征给。工南科一名，工食银陆两，于空丁银内支给。取供书办一名，工食银拾贰两，于课程银内支给。粮衙一名，匠衙一名，屯衙一名，捕衙一名，每名工食银柒两贰钱，条鞭内征给。
书算识文会算，素质较高，从事着相当于吏的工作，替役时也有顶首钱，在明人的观念中，常把他们与吏并列。
虽然吏、书并称，但书算的地位显然要低于吏。书算不像吏员那样有编制、有俸禄，考满可以出职做官，只能靠工食或收取例钱为生，里书、区书等的任期也比较短，按有些地方的规定一年一换，有的临事佥募，事完即遣散，因此又近于杂役。
乡里间的书手负责编制册籍，会计都图、里甲钱粮，作弊更无忌惮。
“大率钱粮之事，最为难明，惟老书宿猾，深知弊源来历。”
3、县衙里的辅警——“杂役”
这里的“役”并不是泛指一般的徭役，而是指从百姓中佥派、在各级官府中听差的执事人员，因其“因事编佥”，种类繁杂，姑称之为杂役。
前面说过，吏也有强制佥派的性质，吏员“两考役满”等说法也反映了吏与役有共同的特性。但吏与役的区别在于吏是国家在编工作人员，享受俸禄和优免，从事的是案头文书工作，地位相对较高；役从身份上说仍是老百姓，无俸禄、无优免，从事各种勤杂差遣，地位低于吏。
杂役的种类、名目极多，各地设置、称谓亦不一致，有各地方普遍设置的，也有根据地方特定需要而设的。
日本学者山根幸夫将明代杂役分为以下几类：
(1)中央和地方政府执事员役；(2)官方的交通、通信、运输人员；(3)地方的治安维持力量；(4)税粮的征收和输送人役；(5)土木工程杂役。
举其要者：
衙前站堂司值有皂隶（祗候），监狱有狱卒（禁子），看守衙门、县学、坛庙有门子，县学膳食有膳夫、厨役，击鼓鸣钟有钟夫、鼓夫、钟鼓夫，拾轿有轿夫，撑伞有伞夫，急递铺有铺兵，驿馆有驿夫、馆夫，递运所有水夫、车夫，运粮有粮长、解户，捕盗守卫有弓兵、快手(步快、马快)、民壮，仓库有斗级、仓老（仓夫）、库子，征税有巡拦，维护水利工程有河夫、堤夫、闸夫、捞浅夫，如此等等，加上各地自设的特殊夫役，不胜枚举。
总之只要各衙门需要人手的地方，都会派佥杂役。
对于一些各地共同性的差役，中央作了一些规定和限制。比如对隶兵的设置制订了比较详细的规定。
隶兵包括皂隶、禁子、弓兵，其中皂隶又分为在衙门中执公差的公使皂隶和伺候县官个人的随从（仪从）皂隶，弓兵有守卫衙门的，也有分驻各巡检司的。
洪武元年定：
“各州县以秋粮为额，一十万石之上衹候一十五名，禁子一十名，弓兵三十名；五万石之上祗候一十三名，禁子八名，弓兵三十名；五万石之下祇候一十名，禁子七名，弓兵三十名。”
《大诰续编》“滥设吏卒第十六”：
“诸司衙门、官吏弓兵、皂隶、祗禁，已有定额，常规有律，滥设不许。”
据唐文基先生研究，以上规定限于公使皂隶和守卫衙门的弓兵，不包括随从皂隶和各巡检司弓兵。
正统间定，各县值堂皂隶八名，把门二名，典史厅二名。
对仪从皂隶，洪武时规定六品、七品官为二人，八品、九品官一人；正统间又改为六品四名、七品至九品二名，知县系亲民正官，钦与四名。
又如铺兵，洪武二十六年定，“凡十里设一铺，每铺设铺长一名，铺兵要路十名，僻路或五名，或四名”。
此外，其他如驿夫、水夫、车夫、轿夫、膳夫等，也都有一定的规格和数量限制。
但因各地情况复杂，役种繁多，中央政府不可能一一作出规定，因而对杂役的佥派地方州县政府有很大的自主权，尤其是对于各种地方性、临时性的夫役征派。
明初统治机构和政府事务比较清简，对徭役的需求较少，以后机构日益膨胀，事务日趋繁杂，徭役佥派不断增多。
杂役的役期，永乐间“令各项皂隶以均徭人户为之，在京在外俱以一年为满”。
规定了皂隶的役期为一年。明中叶以后实行均徭法，也多定为每里各甲十年一役，每次为期一年。
杂役之巾服，《大明集礼》定皂隶冠圆顶巾，衣皂衣。洪武四年，令皂隶、公使人穿皂盘领衫，戴平顶巾，系白褡膊，带锡牌。十四年令各衙门祗禁，原穿皂衣，改用淡青。
县级政府除了佥派本县所需差役外，还要为上级或中央衙门提供差役，统一编为轻重差徭按户等均派。此外，驿站摆渡、矿场开矿等重役、苦役多用囚徒罚充，属于赎刑的一种。
对于杂役的佥派，明初按不同的户等标准佥派不同种类的杂役。
户等的标准是所纳税粮的多少。
地方隶兵的佥派标准，洪武元年令“凡府州县额设祗候、禁子、弓兵，于该纳税粮三石之下、二石之上人户内差点。除纳税粮外，与免杂泛差役。毋得将粮多人户差占”。
出供马匹的驿夫派标准为：
“马有上中下三等，验民田粮出备。大率上马一匹，粮一百石，中马八十石，下马六十石，如一户粮数不及百石者，许众户合粮为一夫。”水驿水夫，“于民粮五石之上，十石之下者充之”。递运所水夫“选民粮五石以下者充之”，车夫“选民粮十五石者充之，如不足者，众户合粮，并为一夫”。急递铺铺兵“于附近民有丁力、田粮一石五斗之上，二石以下者充之”。
洪武十四年在全国推行里甲、黄册制度后，派役改为照黄册按丁、田所划分的户等佥派轻重徭役。
洪武十八年，“令有司第民户上、中、下三等为赋役册，贮于厅事。凡遇徭役取验，以革吏弊”。
洪武二十六年定，“凡各处有司，十年一造黄册，分豁上中下三等人户。仍开军民灶匠等籍，除排年里甲依次充当外，其大小杂泛差役，各照所分上中下三等人户点差。”
嘉靖至万历间推行一条鞭法改革后，在条鞭实行得比较彻底的地方，差役全部折银征收，由政府出银雇募。
明代后期吏役的数量较明初大为增加。
“衙门吏胥原有定额，今郡邑吏想如故胥较前增十倍不止。朝穿青衣而诶，暮各持佥而回。胥之外又有白役、防夫、快手人等，亦增十倍。”
“既而有吏胥矣，而吏胥又各有贰有副，或一人而两役，或一役而数名，莫不亲近其官长，而以招摇于乡里。”
一县吏役的数量，大县上千，小县也有数百。
京县宛平需向中央各部门输送差役，各种力差头役共一千二百四十九名。
宝坻县杂役，“岁编五百余名”。
差役泛滥，不仅增加了百姓负担，也造成了大量的行政腐败，成为明后期县政中的一大问题。
（正文完）
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