彩色多功能机基于复印功能，具有标准或可选的打印、扫描和传真功能。它利用数字原理，通过激光打印输出文档，可以根据需要编辑图像和文字。拥有大容量纸盒、高内存、大硬盘、强大的网络支持和多任务并行处理能力，可以满足大工作量用户的需求。可以保存大量数据并充当企业信息文档管理中心的彩色商用办公设备。
彩色多功能机的核心是数字化，也就是复印机的数字化。从外观上看，彩色多功能机与传统的普通复印机非常相似，其最基本的功能就是复印。但数字化后，不仅复印功能和性能有了很大提高，功能也有了很大扩展。因为采用了数字扫描和复印，所以复印的内容可以作为数字文件存储在数字多功能机中。
彩色MFP功能1:复制
复印功能是数码多功能一体机的核心功能，完全可以替代普通复印机。作为办公中的复印设备，其复印性能和功能远超传统复印机。不仅可以存储复制的内容，还可以衍生出很多特色的复制功能。比如缩放复印、海报复印、名片复印、组合复印等功能，可以帮助用户实现各种非常实用的文档复印功能。
彩色多功能一体机功能2:打印
虽然是多功能机的扩展功能，但完全可以作为打印机使用，在打印速度、打印质量、纸张处理能力、打印功能等方面与打印机完全一致，甚至在打印负荷、单页打印成本等方面都优于普通打印机。而且保密打印、存储打印、网络打印的技术与打印机一致。即使在色彩发展的趋势下，数码多功能机也与打印机并驾齐驱，似乎没有理由将其排除在打印领域之外。
彩色多功能一体机功能3:扫描
扫描功能也是复印功能的延伸。与普通扫描仪相比，MFP的功能更面向文档扫描，没有片面追求扫描分辨率和色彩深度。但是扫描文档中的文字和图片是没有问题的。其扫描速度、批量扫描能力、双面扫描能力都是普通扫描仪无法比拟的。电子文档：电子文档是数码复合机扫描功能的扩展，堆积如山的各种文档和票据的存储和管理是很多办公室头疼的问题。利用数码复合机的扫描功能，可以将这些文件快速电子化，以电子文件的形式保存在电脑中，整理、检索，然后输出，非常方便。而且可以改善文档处理和传输流程，是提高办公效率的重要发展方向。电子公文在欧美等发达国家的应用已经非常普及，在我国的一些政府部门、行业、大型企业以及一些现代化的办公场所都有使用。数字复印机具有强大的处理和存储能力，是一种功能齐全的文件处理设备。除了衍生的扫描、打印和传真功能，它还可以利用自身的处理和控制能力来改进文档分类和装订功能、小册子和海报等特殊复印和打印功能以及机密打印和权限打印等安全和管理功能。
彩色多功能一体机的功能4:网络
最重要的一点是，数字多功能机可以接入网络，与信息系统和办公系统集成，成为企业信息系统的重要组成部分。与普通复印机相比，数码多功能机的另一大变化是人机交互能力的极大增强。随着大尺寸液晶屏和触摸输入方式的引入，它已经成为一个高度智能化和独立的信息处理终端。
彩色MFP功能5:传真
包括普通传真和网络传真功能。
解决办法
现代用户不再满足于彩色多功能外设的单一功能，提出了一系列企业应用需求。依靠彩色多功能外设强大的处理能力和与服务器的连接，目前的彩色多功能外设将提供一些免费的解决方案。如果企业有更深入的需求，就要选择定制一些收费的解决方案。
