视频会议系统的建设应注意适当的前期规划。
对于大多数企业来说，视频会议系统的建设是一笔很大的投资。因此，如何充分发挥已建成系统在远程协作和多方沟通方面的优势，使企业快速获得应有的投资回报，是系统前期规划必须考虑的问题。因此，我们需要从网络和应用的角度逐一分析企业视频会议系统的规划需求。
具有良好的网络适应能力。
它是网络视频会议系统的基础，用于承载分布在不同地点的视频会议设备之间交换的视频、音频和各种控制信息。目前，国内企业的信息基础设施建设普遍薄弱。除了一些拥有私有内网的大型企业，中小企业的分支机构之间的信息交流大多基于互联网，通常采用ADSL作为接入方式。
然而，基于ADSL接入和互联网传输的通信网络有很多局限性，如网络带宽低(ADSL上行速率标称值通常约为500 K ~ 600 K，实际可用上行带宽约为300K)、QoS保障能力差(无法提供端到端的带宽稳定性)、缺乏公网IP地址(造成NAT穿越问题)。因此，在这种网络条件下部署视频会议系统时，必须在规划阶段就对视频会议设备提出相应的要求。以下是一些关键指标供参考。
设备必须支持视频和音频编码技术，以确保低带宽下的声音和图像效果。按照目前的标准，音频编码可以选择G.729(码率为8K)和G.722.1(码率为24K/32K)，视频编码可以选择H.264(在图像质量下，特别是在100K~300K带宽下，可以比以往的视频编码方式节省1.5 ~ 2倍的传输带宽)。
设备必须具有良好的网络适应性，以保证会议的流畅性和稳定性。解决这一问题的技术主要有智能丢包恢复、动态速率调整、断开后自动重邀请、QoS等。智能丢包恢复通过丢包检测和重传机制，保证网络拥塞时会议的清晰性和连续性；动态速率调整通过检测丢包率来动态调整视频会议的码率，从而自动适应网络性能，保证会议的连续性，降低传输时延；自动断连重邀可以在网络因故中断恢复后，自动实现MCU与视频会议终端的自动重连，无需人工操作；包括QoS DiffServ、IP优先级等。通过设置参数匹配网络的QoS策略，可以保证视频和音频流在拥塞网络环境下的优先传输。
设备必须提供代理功能，以实现NAT和防火墙的透明穿越。现有的多媒体通信协议，如H.323、SIP、MGCP等。无法通过NAT或防火墙实现双向视音频通信。为了解决这个问题，可以在系统中设置代理功能，用于透明穿越NAT和防火墙。为简化网络架构，建议在视频会议系统设备(如MCU和视频会议终端)中内置代理功能模块。
支持丰富的功能
根据企业的特点，利用视频会议系统进行远程沟通的应用方式主要有远程会议(包括点对点会议和多方会议)、远程培训、远程招聘、远程贸易与合作等。结合这些应用，系统应该能够通过丰富的功能特性保证实际效果。经过实践，以下功能在视频会议应用中会起到很好的辅助作用。
媒体处理功能。包括数字多画面和数字智能混音。通过使用多屏功能，可以在一个终端显示设备上同时显示多个远程会议地点的运动图像，从而增强会议现场的体验。通过使用智能混音功能，可以实现多方同时发言的讨论会。此外，会议前的点名也需要如此
双视频流功能。在双视频流功能的支持下，会场的动态图像、PPT、数据报告等演示材料可以在远程会议中同时传输，增强了应用的直观性和实用效果。该功能广泛用于汇报会议和远程培训。
数据会议功能。通过标准的T.120数据会议功能，企业可以利用视频会议系统实现协同工作，如电子白板、应用共享、文件传输、文本交换等会议过程中的数据协同。
