爱普生900WD采用全黑设计，在容易被手碰到的地方使用了“流沙”，不会留下明显的痕迹。控制面板位于机身中央，可以随意调整角度，方便用户查看和操作。控制面板中间的液晶屏为2.5英寸全中文导航彩色液晶屏。另外，其他按键都用中文标注，非常直观。
在外观上，爱普生ME Office 900WD最大的不同在于，取代了以往“自上而下”的进纸方式，首次采用了“U”型进纸方式，出纸口下方有一个可容纳150页的输入框。在非工作状态下，墨车停在机器的最右侧。墨盒为独立分体设计，标配T1411标准容量黑色墨水和T1412-T1414标准容量彩色墨水。
