随着互联网的普及，信息流通的速度、强度和便利性的加强，人们一方面享受着前所未有的便利和快捷，但另一方面也承受着信息爆炸的压力。对于企业来说，信息化使电子文档、纸质文档、CAD图纸、多媒体和ISO文档控制文档成为其智力资产的主要载体。知识管理已经成为现代企业发展的关键，但是知识管理存在着巨大的问题。
基于B/S架构的文档管理系统应运而生。通过上传到服务器集中存储，管理更方便，查找更快捷。只要有互联网，就可以通过浏览器直接访问系统。它还增加了更多的功能，包括文档权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。
企业文件流转周期涉及哪些管理环节：
1.资料管理
集中存储：为企事业单位搭建海量文档集中存储平台，实现统一文档共享。
目录结构：支持树形目录结构，可以无限创建文件夹和子文件夹结构。可定制的目录排序。组织的所有成员都可以轻松安全地共享和查看文件。
文档排序：支持根据文档的标题、大小、日期、上传者等属性进行排序。
显示模式：目录可以以列表模式或缩略图模式显示。
全文搜索：全文搜索和高级搜索引擎可以帮助您从海量数据中快速准确地找到所需文档。
文档编辑器：可以在系统浏览器中直接创建、阅读和编辑Office文件，无需改变任何现有的操作习惯，也无需下载或安装软件。
多文件上传：支持文件批量上传和压缩包导入，实现文档快速便捷的存储和管理，支持办公文档、PDF、图片、音视频、图纸等多种类型的文件。
版本管理：强大的版本管理功能，文档关联多个版本，避免使用错误版本，支持版本历史的查看、回滚和下载。
自动编号：系统提供25个变量，可以自由组合设计编号规则。用规则匹配条件，可以达到灵活编号的效果。
文档审核：文档审核信息描述了文档整个生命周期中的每一个动作，包括操作员、动作、日期和时间等信息。通过审计跟踪，可以全局掌握系统中所有文件的操作情况。
Office集成：与Office无缝集成，可以直接创建、读取和编辑系统中的各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。
和缩略图：对于上传的Office文档、txt、pdf等类型的文件，系统会自动生成摘要；系统支持为图片、音视频文件添加摘要和缩略图，方便预览。并且抽象缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开即可快速预览文档内容。
水印：在PDF文档中动态插入水印，并可以指定水印的位置和页码。
文件提醒：支持为文件设置定期提醒。设置到账日期后，系统会自动发送即时消息和邮件提醒用户进行相关操作，如合同到期日、付款日期等。
锁保护：除了权限控制保护，还提供了锁保护机制。文档作者和管理用户可以锁定文档，以确保文档不会被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁以保证文档的正常运行。
文档链接：文档可以发送到常用文档，用户无需每次都在各个打开的目录中搜索；将支持文件发送至目录，供其他部门查阅；向指定用户发送支持文档，共同完成工作；与电子邮件集成，支持将文档直接发送到电子邮件，无需登录电子邮件和手动上传附件。操作简单实用。
关联：新建或上传单据后，系统会自动或手动为单据生成唯一编号，支持单据批量关联。通过支持文档的唯一编号，文档可以与相关文档、图纸、图片和其他格式的附件相关联。单击链接，一键快速查看。系统支持为图片、音视频文件添加摘要和缩略图，方便预览。
应用：系统支持为目录设置规则，指定动作、条件和操作。当动作触发器满足设定的条件时，系统会自动执行规则。规则主要有两个作用：一是自动将文档归档到规则指定的目录下，实现规范化管理；二是单据自动发起、审批进入流程，实现了单据审批的自动化。
2.安全保障
权限管理：提供权限控制机制，可以对用户、部门、岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作，实现文档的安全共享。
加密：文件加密存储，防止文件扩散，充分保证企业数据的安全性和可靠性。
IP登录限制：支持IP登录限制。可以在组织架构中为用户设置登录IP，支持多个IP和IP段，充分保证用户账号的安全性。
3.一起努力。
模板管理：支持在系统中创建大量的Office模板文件，并授权用户使用。当用户创建新文档时，他们可以调用授权模板。系统自动统一规则命名文件，实现文件名的规范化管理。
文档借阅：可以对公共文档和个人文档进行借阅和管理，在借阅过程中可以控制用户的访问权限。被借用的用户将收到来自系统的即时消息通知。系统支持根据时间自动收回借出的文档。
备注：系统支持对单据进行备注。
即时通讯：支持用户之间一对一或一对多的消息发送，也支持直接向所有部门人员发送消息。即时通讯功能实现了内部信息的及时准确传递。
订阅：用户可以订阅目录。当目录中的文档发生变化时，系统会自动发送即时消息通知订户。同时可以订阅相关提醒文档。到达指定日期后，系统会自动发送即时消息和电子邮件提醒您。
个人桌面：个人桌面功能，第一时间向您展示日常办公中的紧急事项。它分为四个区域：待审批、已发送审批、我经常使用的文档和借给我的文档。
4.多媒体/CAD/纸张/PDF多格式管理
多媒体浏览器：除了管理文档，它还支持多媒体数字资产的存储和管理。你可以直接在系统中预览图片，播放视频和音频。支持的格式包括：gif、jpg、png、bmp、psd、ai、tif、mp3、wav、wma、flv、mpg、avi、wmv、mp4等。
CAD图纸管理：为了满足工程建设、房地产等行业的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多种文件格式的在线预览和管理。并减少预览和审阅图纸的等待时间。
纸质文档的电子化管理：除了管理电子文档、多媒体文档、CAD图纸外，还支持纸质文档的电子化管理。通过扫描仪将纸质文档转换成电子图片或pdf，存储在系统中。
PDF网页阅读：支持在系统中打开PDF网页阅读功能。PDF文档可以直接通过网络阅读，无需任何PDF阅读器。实现了Web模式下的嵌入式PDF文档应用，使得整个办公系统的文档处理部分完全兼容PDF，更加安全。
5.综合
与Office无缝集成：与Office无缝集成，系统操作与本地操作相同。不需要改变任何习惯，就可以快速上手，熟练使用系统。多人可以协作编辑文档，管理多个版本，提高工作效率。
LDAP集成：实现LDAP/AD的统一认证和授权；支持批量导入和更新LDAP用户，方便管理和维护ac
扫描仪集成：与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质材料转换成电子图片或PDF文件进行存储。减少通过文件柜或抽屉查找纸质文件的时间，降低纸质文件可能被其他用户损坏、丢失或复制，造成大量纸张成本浪费的风险。
6.人事管理
组织：在组织架构中，可以根据公司的实际需要创建相应的部门和人员。同时可以批量导入用户和岗位，为用户设置岗位和角色。
角色：提供三种角色：系统管理员、用户管理员和流程管理员。您可以根据公司的实际需要，在组织架构中为用户定制职位和角色，通过角色和职位的应用，授权用户进行相应的操作。
通讯录：以部门为单位，详细列出每个员工的用户名、部门、电子邮箱、手机号码、办公电话、家庭电话等信息。在通讯录中，支持向个人用户和所有部门成员发送即时消息，支持根据用户名/全名进行搜索。
统计：系统自动统计半年来文档的上传、阅读、下载、更新情况，并以柱状图清晰直观地展示出来，便于管理者快速了解和准确掌握文档的使用情况。
7.模块定制
系统的定制：用户可以根据企业内部需求，定制系统LOGO，限制个人文档的空间，设置文档的最大版本数以及是否打开PDFWeb进行阅读，使系统更好地满足企业内部管理和应用需求。
皮肤系统：系统提供了简约灰、活力绿、优雅蓝、浪漫玫瑰、优雅紫、经典蓝六种不同风格的皮肤，供用户自由选择，让每个用户在享受快乐工作的同时，也能改变系统的面貌。
同步助手：无需登录系统进行繁琐的手动操作，即可自行设置同步时间间隔，随时将系统内部文件资源拉至本地电脑。
全文批注：模仿人们批注纸质文档的习惯，具有字迹准确、字迹真实、一键批注、方便易用等特点。支持全文手写批注和键盘批注，可以保留批注痕迹。不同用户的笔迹可以保存在同一个文件中；您可以选择注释者的名称来显示不同注释者的注释。注释一经确认，就不能复制、移动或删除。文字的大小和颜色可以任意选择，方便用户，为数字化无纸化办公保驾护航。
电子签名：支持在IE浏览器中直接手写签名、文档电子签名等必要的办公功能；支持多种电子印章和手写签名认证功能；提供预先保存印章或签名资源的功能。用户可以通过密码获得自己的签名。签名和印章与文件一起保存，有效性可以通过系统验证来判断。
短信模块：通过企业专用渠道发送短信；集成文档提醒和流程，文档到期需要审批时自动发送短信提醒；可以给知情人发短信。
高级文档操作：所有能在这台电脑上打开的文档都可以在线阅读和编辑。
单点登录：通过与其他软件产品的token集成，用户只需登录其他系统一次即可访问E6，避免了每次登录时重复输入用户名和密码，提高了系统的易用性、安全性和稳定性。
